Một trong những điều khó khăn nhất trong công việc freelance chính là bạn phải chắc chắn mình nhận được một khoản thù lao xứng đáng cho công việc. Chắc chắn rằng mỗi freelancer Việt trong chúng ta đã ít nhất một lần bị thanh toán ít hơn thỏa thuận hay tệ hơn là bị quỵt tiền. Dưới đây là 7 thủ thuật giúp cải thiện hiệu quả trong công tác báo giá của bạn.
1. “Điều tra” năng lực tài chính của khách hàng. Trong bước đầu tiếp xúc, rất ít khách hàng tình nguyện đưa ra khả năng chi trả vì họ muốn thuê bạn với thù lao càng thấp càng tốt. Do đó, để hiểu hơn về khả năng chi trả của khách hàng, bạn có thể thử mời họ điền vào một bản “điều tra” sơ bộ. Bản điều tra này bao gồm những câu hỏi về mục tiêu, khoảng thời gian và đương nhiên là cả khả năng tài chính của họ (mặc dù bạn có thể muốn đảm bảo với khách hàng rằng bản điều tra chỉ để hiểu hơn về khách hàng chứ không nhằm mục đích báo giá). Khách hàng có xu hướng thẳng thắn hơn khi những quá trình này là chính thức.
2. Dành thời gian hoàn thiện bản proposal. Để nhận được đồng thuận từ một khách hàng tiềm năng, bạn đừng quên dành thời gian để tạo một bản proposal cũng như đảm bảo đề xuất của bạn đủ chi tiết để bao quát mọi vấn đề. Và đương nhiên, đừng bắt đầu khi chưa chuẩn bị proposal cẩn thận, kể cả khi khách hàng nói họ đang cần gấp. Bản proposal phải đảm bảo bao quát được trách nhiệm của hai bên khách hàng và nhà cung cấp, kỳ vọng, yêu cầu, điều khoản thanh toán, điều khoản về những thay đổi ngoài đề xuất cũng như bất cứ vấn đề nào bạn cần. Khách hàng thường muốn nhiều hơn những điều họ trao đổi, chính vì thế dành vài giờ để hoàn thiện proposal sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian sau này.
Một bản proposal được chuẩn bị kỹ lưỡng giúp các freelancer Việt phòng tránh nhiều rủi ro
3. Tính phí theo giờ. Thông thường, các freelancers đưa ra một mức giá cho cả dự án và sau đó bàng hoàng nhận ra là bạn không nhận được thù lao như dự kiến (và do đó, bạn phải tự giải quyết một số chi phí). Để tránh rủi ro này, rất đơn giản bạn hãy thắt chặt khoản thù lao bằng cách ước lượng thù lao theo giờ trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ 70$/h trong vòng 40 giờ). Không chỉ giúp việc thanh toán dễ dàng hơn, cách tính phí này còn giúp khách hàng hiểu rằng họ đang mua khoảng thời gian mà bạn nghĩ là đủ để hoàn thành dự án. Họ sẽ rộng lượng hơn nếu bạn cần thêm thời gian (so với việc thanh toán tiền cho cả dự án, khách hàng sẽ cứng nhắc hơn).
4. Tăng chi phí ước tính lên khoảng 10 – 20%. Đặc biệt là khi mới vào nghề, bạn tự nhiên sẽ muốn gây ấn tượng với khách hàng bằng báo giá thấp hơn những đối thủ khác. Tuy nhiên, bạn chắc chắn không muốn rơi vào tính huống bạn phải tính toán chi ly hay lấy chỗ nọ đập chỗ kia chỉ để đạt được một báo giá quá chặt chẽ. Ngoài ra bạn còn phải dành thời gian cho thông tin liên lạc, thu thập trang bị và quản lý chung (chưa kể tới bất kỳ tình huống đột xuất nào có thể xảy ra). Lường trước những điều đó, bạn nên tính dôi ra một chút thời gian cho bản thân (bởi vì hỏi khách hàng giãn deadline hoặc tính thêm tiền không phải là hành động tốt). Bạn vẫn có thể nằm trong số những báo giá thấp mà khách hàng nhận được.
5. Thiết lập và quản lý kỳ vọng. Nếu bạn đang báo giá một dự án, đừng quên báo với khách hàng về chi phí và thời gian cho những thay đổi bổ sung. Nếu bạn báo giá theo giờ và ước lượng tổng thời gian hoàn thành, hãy thông báp cho họ khi nào bạn sắp hoàn thành và liệu bạn có kịp deadline không. Một thỏa thuận về việc nếu bạn hoàn thành trước trong vòng 10% thời gian báo giá bạn cũng không tính thêm phí sẽ có lợi cho cả 2 phía (thỏa thuận này cho bạn thêm thù lao nếu hoàn thành sớm và tiết kiệm tiền cho khách nếu bạn làm lâu hơn 1 chút). Khách hàng không thích những điều bất trắc: hãy thông báo cho họ về tình trạng tiến độ hiện tại và cho họ biết khả năng đạt deadline đã báo giá và chi phí cho những thay đổi bổ sung.
6. Nhận khoản cọc trước. Ngoài việc bảo trì định kỳ hoặc những dự án rất nhỏ (dưới 500$), đừng quên đề cập đến khoản đặt cọc với bất kỳ dự án nào. Điều này thể hiện rằng khách hàng hoàn toàn nghiêm túc và ít có khả năng bỏ dở giữa chừng. Con số đặt cọc thường là 50% với hầu hết dự án, nhưng không phải khi nào cũng cố định. Nếu dự án rất lớn, bạn có thể yêu cầu cọc trước 1/3 lúc bắt đầu, và thêm 1/3 khi đã hoàn thành một lượng công việc thỏa thuận trước.
Thỏa thuận về khoản đặt cọc giúp đảm bảo sự nghiêm túc của dự án
7. Đưa ra thời hạn thanh toán cuối cùng. Nếu bạn nhận lập trình trang web, khách hàng phải thanh toán khoản cuối khi trang web đi vào hoạt động. Nếu là việc mua bán, thời hạn thanh toán là khi giao hàng. Và tương tự với các công việc khác. Vì khách hàng biết trước gần đến ngày thanh toán (và biết dự án đang hoạt động hiệu quả), bạn nên sử dụng những phương thức thanh toán nhanh gọn sẽ tốt cho cả hai. Nếu bạn không lên lịch thanh toán chính xác và chuyên nghiệp, khách hàng sẽ kéo nợ càng lâu càng tốt.