Rất nhiều năm về trước, tôi vẫn còn là một freelancer. Một công việc đầy thú vị nhưng đôi khi cũng rất khó khăn.
Sau này, khi tôi đi làm toàn thời gian cho các công ty, tôi mới nhận ra rằng các doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào việc thuê freelancer. Các freelancer thiết kế tự do, lập trình viên website, viết lách, chỉnh sửa video, chuyên gia SEO, hoặc các dịch giả, v.v. đều đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong các dự án của các công ty.
Vấn đề nảy sinh ở đây là, việc giao tiếp để hợp tác một cách hiệu quả giữa doanh nghiệp và freelancer có thể trở nên cực kỳ khó khăn. Tôi đã từng trải qua nhiều kinh nghiệm “xương máu” về vấn đề này. Vì vậy, để giúp các công ty thiết lập được mối quan hệ hợp tác hiệu quả hơn khi làm việc với các freelancer, tôi đã tổng hợp một danh sách những điều “tối quan trọng cần – phải – biết” dưới đây.
1. “Chi phí công việc bạn trả cho freelancer nên đúng hẹn”
Khi còn là một freelancer, tôi đã phải tốn một khoảng thời gian không tưởng chỉ để … đi “đòi” chi phí công việc mình đã làm.
Rất nhiều freelancer, nhất là trong các ngành nghề sáng tạo, vẫn luôn phải than trời với những công việc “mệt não” như ngồi cộng chi phí công việc mình đã làm và gọi điện cho khách hàng để kiểm tra chuyển khoản. Và rất nhiều trong số đó, cũng cho biết rằng công việc bất đắc dĩ này làm họ thấy cực kỳ… “mất phẩm giá”.
Bí quyết: Hãy thanh toán lương cho freelancer sớm nhất có thể. Lý tưởng nhất, các công ty nên thanh toán ngay cho freelancer khi công việc đã được hoàn thành.
Khi hợp tác với freelancer, việc thanh toán đúng hạn mang rất nhiều ý nghĩa. Freelancer sẽ sẵn sàng hợp tác với bạn trong những dự án sau này và thương hiệu công ty cũng sẽ được nâng tầm khi các freelancer sẽ truyền tai nhau về sự uy tín của bạn trong phong cách làm việc.
Doanh nghiệp cần thanh toán chi phí cho freelancer đúng thời hạn
Nguồn ảnh: Intenret
2. “Freelancer chúng tôi vẫn thích được giao khối lượng công việc đều đặn”
Được làm việc tự do giờ giấc và thoải mái lựa chọn các dự án chính là “đặc quyền” của các freelancer, nhưng nghiêm túc mà nói, các freelancer vẫn thường “né” những hợp đồng có khối lượng công việc “lên xuống thất thường”.
Những khách hàng lý tưởng nhất đối với các freelancer là những đối tác hợp tác lâu dài cùng với những buổi trao đổi định kỳ về công việc. Cách làm việc này không chỉ giúp việc hợp tác đôi bên suôn sẻ hơn, mà còn giúp bạn nắm chắc rằng các freelancer của mình luôn sẵn sàng khi cần liên lạc, nhất là khi dự án của công ty bạn đang cần freelancer. Điều này còn giúp bạn tăng “thứ hạng” trong danh sách “khách hàng ưu tiên” của các freelancer.
Bí quyết: Hãy cân nhắc về việc chi trả một khoản tiền ứng trước hàng tháng cho những freelancer mà bạn “ưng ý” và có ý định hợp tác với những dự án lâu dài. Cùng với khoản tiền này, hãy trao đổi về khối lượng công việc cố định trong từng tháng, và cả mức phí với những công việc phát sinh ngoài danh sách này.
Và đừng lo lắng nếu khối lượng công việc thực tế trong tháng không nhiều như đã thỏa thuận, hầu hết các freelancer đều sẽ đồng ý linh động chuyển giao “làm bù” vào những tháng sau.
3. “Hãy cung cấp cho chúng tôi càng nhiều thông tin càng tốt”
Khi từng là một freelancer, những khách hàng yêu thích nhất của tôi là những người luôn cung cấp lượng thông tin đầy đủ và phong phú về dự án. Càng hiểu rõ về những mục tiêu của khách hàng, tôi mới càng phát huy được sự sáng tạo của mình để giúp họ đạt được mục tiêu đó.
Và thực tế, điều này không chỉ giúp khách hàng đạt được mục tiêu trong khoản chi phí đã đề ra, mà ngược lại cũng giúp tôi có được khoản tiền công cao hơn và tiếp tục có nhiều cơ hội hợp tác trong tương lai.
Ví dụ như tôi – một freelancer dịch giả – đã từng gặp một đối tác với yêu cầu rất đặc biệt: họ muốn cung cấp cho khách hàng dịch vụ dịch thuật qua email tức thời trong vòng 1 giờ.
Thông thường các dịch giả như tôi sẽ được trả lương theo số từ, nhưng qua trao đổi và được cung cấp thông tin về dịch vụ này của đối tác, tôi hiểu rõ cái họ quan tâm hơn cả là tốc độ.
Vì vậy, tôi đã đề nghị rằng thay vì tính phí theo số từ như thông thường và phải cộng thêm một khoản phụ phí vì yêu cầu hoàn thành gấp, đối tác có thể trả cho tôi một khoản phí cố định hàng tháng để tôi đồng ý luôn “có mặt” nhận việc trong giờ hành chính, miễn là khối lượng công việc không tăng lên quá mức thỏa thuận.
Bí quyết: Khi thuê freelancer, đừng chỉ phụ thuộc vào việc trao đổi qua email hay trên khung chat. Hãy hẹn lịch họp qua video hoặc gọi điện để trao đổi được nhiều thông tin chi tiết.
Lúc đầu có vẻ như sẽ mất thời gian, nhưng cách này sẽ giúp đôi bên hiểu rõ về nhau hơn, giảm thiểu những hiểu lầm và tiết kiệm rất nhiều thời gian về sau. Việc này còn giúp cho quá trình hợp tác chặt chẽ hơn. Ngoài ra, đừng giới hạn việc giao tiếp và dừng trao đổi giữa bạn và freelancer. Hãy để họ kết nối với nhiều thành viên khác trong dự án của bạn để họ có thể hiểu rõ thêm về công việc đang làm.
4. “Freelancer chúng tôi cũng có quyền lựa chọn trong việc quyết định hợp tác hay không”
Những freelancer giỏi trong ngành này rất “đắt hàng”. Họ hoàn toàn có thể lựa chọn khách hàng để làm việc. Và thực tế, freelancer cũng có thể quyết định ngừng hợp tác nếu không nhận được đãi ngộ tốt từ bạn. Từ lâu, tôi đã ngừng chấp nhận những khách hàng không chịu nói rõ những gì họ mong đợi trong dự án, hay tệ hơn, là những khách hàng không thanh toán phí đúng hạn.
Xin hãy nhớ rằng, làm việc với freelancer không giống như việc mua hàng “dùng một lần”. Nếu muốn hợp tác lâu dài, việc tập trung xây dựng và bồi dưỡng mối quan hệ là cực kỳ quan trọng.
Bí quyết: Hãy thử hỏi freelancer về những “khách hàng thân thiết” nhất của họ, xem cách họ làm việc và hợp tác có gì khác biệt với những gì bạn đang làm hiện tại.
Và hãy thẳng thắn nói với họ rằng bạn cũng muốn trở thành một cái tên trong danh sách “khách hàng thân thiết” đó. Một điều ngạc nhiên là, đa số các freelancer sẽ không yêu cầu mức chi phí cao hơn, ngược lại sẽ cởi mở kể về những điều tích cực khi hợp tác với những khách hàng khác. Hãy lắng nghe những điều họ nói để cải thiện mối quan hệ hợp tác giữa bạn và freelancer.
Doanh nghiệp nên giữ mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với freelancer
Nguồn ảnh: Internet
5. “Đừng coi mối quan hệ hợp tác chỉ đơn thuần là vấn đề tiền bạc giá cả”
Bạn đã từng bao giờ đề nghị một freelancer hãy giảm mức phí vì bạn đang nhận được chào giá thấp hơn từ một freelancer khác?
Điều này cũng tương tự như việc đi đến một nhà hàng và yêu cầu nhà hàng đó phải tính giá y hệt một bữa ăn bạn đã ăn ở một nơi khác, do một đầu bếp khác nấu, và ở một vùng xa xôi nào đó khác.
Nếu bạn yêu cầu một freelancer phải đưa ra mức giá ngang bằng với các freelancer khác, có thể bạn đang mắc sai lầm tương tự với việc đánh đồng một đầu bếp chuyên nghiệp ở nhà hàng Cordon Bleu với một đầu bếp nghiệp dư nào đó.
Có thể bạn quên mất điều này chỉ vì đang quá tập trung vào việc giảm chi phí cho công ty của mình. Tuy nhiên, hãy tinh tế một chút, bởi sự thật rằng rất nhiều freelancer coi việc thương lượng, kỳ kèo giá cả là cực kỳ “mất phẩm giá”, vì nó thể hiện rằng bạn đang đánh giá thấp và thiếu công bằng với công sức mà họ bỏ ra.
Bí quyết: Hãy trao đổi rõ ràng với freelancer, với mức giá bỏ ra bạn sẽ nhận được những gì từ họ. Nếu bạn đang bị thiếu hụt ngân sách, hãy thử hỏi xem họ có thường linh hoạt về mức phí hay không, và sẽ có thể điều chỉnh với những điều kiện bổ sung nào.
Đôi khi, nếu bạn thỏa thuận về một khối lượng công việc rõ ràng và đều đặn định kỳ, hoặc đồng ý trả khoản ứng trước, hay cung cấp thêm một số ưu tiên, có thể bạn sẽ ký được hợp đồng với mức giá “đôi bên cùng có lợi”.
6. “Freelancer có thể cho nhiều lời khuyên rất hữu ích cho công ty của bạn”
Là dân trong ngành, các freelancer hầu như đã rất quen thuộc với những dự án mà công ty bạn đang làm. Vì vậy, bạn hãy đừng ngần ngại mà hỏi lời khuyên từ họ, ví dụ như làm thế nào để có được cấu trúc dự án tốt nhất, hoặc làm sao để tối đa doanh số.
Đôi khi nhờ những cuộc trò chuyện “tư vấn” nho nhỏ với các freelancer mà bạn sẽ có được những gợi ý để vận hành dự án trơn tru hơn. Đừng quên rằng, khi các freelancer là chuyên gia trong lĩnh vực ngành nghề của họ, thì tiền bạn trả cho họ sẽ không chỉ mua được những dịch vụ đã ký trên hợp đồng mà còn là cả những kinh nghiệm quý báu mà họ có.
Ví dụ: Khi bạn đang muốn tìm freelancer để làm thiết kế website trên nền tảng lập trình wordpress, freelancer IT với nhiều kinh nghiệm trong nghề sẽ đưa cho bạn những lời khuyên hợp lý nhất để website có thể thiết kế một cách đẹp nhất.
Bí quyết: Hãy thử hỏi lời khuyên từ freelancer của bạn về những vấn đề như:
“Công ty nên sắp xếp như thế nào để bạn có thể làm việc tốt nhất trong dự án này?”
“Bạn cần được hỗ trợ những gì khác không?”
“Chúng ta có thể làm khác đi và cải tiến gì không?”
“Những dự án như thế này thường phạm phải những sai lầm gì?”
Freelancer sẽ mang lại rất nhiều lời khuyên hữu ích cho dự án của bạn
Nguồn ảnh: hired.com
7. “Freelancer cũng mong muốn tìm hiểu kỹ về công ty của bạn”
Nhiều freelancer rất háo hức trông đợi khi được làm việc với một khách hàng mới. Họ sẽ đầu tư thời gian để tìm hiểu thông tin về công ty, thương hiệu của bạn, thậm chí là thông tin về chính bạn – người mà họ sẽ trực tiếp hợp tác.
Tuy nhiên, điều này cũng có nghĩa rằng họ đang tiêu tốn một khoảng thời gian mà đáng lý họ có thể thực hiện công việc cho các khách hàng cũ khác. Nói cách khác, để hòa nhập và hợp tác tốt với khách hàng mới, họ sẽ phải hy sinh hàng giờ làm việc “không công”.
Bí quyết: Hãy trả chi phí cho freelancer ngay cả trong thời gian họ bắt đầu tìm hiểu về doanh nghiệp của bạn. Điều này nghe có vẻ hơi lý tưởng hóa thái quá, nhưng nếu mục tiêu của bạn là nâng cao chất lượng của công việc, cách này sẽ giúp bạn sẽ có lợi về lâu về dài. Hoặc nếu công ty của bạn có chương trình đào tạo, hãy mời freelancer tham gia, hoặc ít nhất là gửi tài liệu để họ tham khảo.
Tại HubSpot, các dịch giả freelance được trả khoản trợ cấp ngay trong khoảng thời gian tham gia khóa học “Inbound Certification” (tạm dịch: “Chứng chỉ nhập môn”) để được học và làm quen với những kiến thức marketing nhập môn. Việc này giúp đảm bảo rằng họ sẽ đầu tư và tập trung vào việc tìm hiểu kỹ về công ty bạn.
8. “Năng suất công việc của freelancer phụ thuộc trực tiếp vào bạn”
Khách hàng thường đổ lỗi ngay cho freelancer nếu dự án thất bại. Tôi đã từng thấy rất nhiều công ty than phiền một cách có vẻ cực kỳ vô vọng, rằng “Sao tìm freelancer giỏi mà cũng khó đến thế?”
Thực tế thì, vấn đề không thường nằm ở năng lực của freelancer, mà ở việc giao tiếp đôi bên kém hiệu quả và sự thiếu chủ động của khách hàng khi hợp tác làm việc.
Công việc của freelancer là hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn và làm hài lòng khách hàng, nên đương nhiên họ luôn muốn và cố gắng để đạt được điều đó. Vì vậy, thay vì chỉ đổ lỗi về một phía, hãy tự hỏi xem bạn có thể cải thiện gì từ phía bản thân mình cho dự án tiếp theo hay không.
Bí quyết: Là một doanh nghiệp, bạn sẽ sa thải một nhân viên mới ngay trong tuần đầu tiên vì làm việc kém hiệu quả, hay bạn sẽ tìm cách sắp xếp, hỗ trợ để họ cải thiện?
Tương tự, hãy cho freelancer thời gian để “vào guồng” và hiểu rõ hơn những yêu cầu của bạn. Nếu bạn liên tục thay đổi freelancer sau từng dự án, sẽ chẳng có ai có thể “bắt nhịp” kịp để hợp tác tốt với bạn.
Sau một dự án, hãy ngồi lại với freelancer và họp xem lại một cách thật chi tiết quá trình làm việc. Hãy thảo luận về những mong đợi của bạn trong dự án vừa rồi, những gì đạt được và không đạt được, và những điều có thể cải thiện trong lần hợp tác tiếp theo.
9. “Freelancer cũng cần được nghỉ ngơi”
Đừng nghĩ rằng cứ vẫy tay gọi thì freelancer sẽ luôn có mặt. Họ cũng có cuộc sống riêng như tất cả mọi người, và việc chấp nhận những dự án gấp rút đối với họ cũng chỉ là ngoại lệ bất đắc dĩ.
Khi thuê freelancer, bạn cũng cần phải lên kế hoạch rõ ràng với họ. Nghĩ thử xem, ngay cả cắt tóc cũng phải đặt lịch hẹn, nên ít nhất hãy cho freelancer một khoảng thời gian chuẩn bị tương đương thế. Đó chính là phép lịch sự cơ bản của người chuyên nghiệp.
Đặc biệt nếu dự án của bạn đang phụ thuộc nhiều vào một freelancer nào đó, hãy ghi chú cả những ngày nghỉ của họ vào lịch làm việc, giống như bất kỳ nhân viên toàn thời gian nào khác trong công ty bạn.
Bí quyết: Hãy hỏi freelancer xem họ có thường đi nghỉ hay không làm việc vào khoảng thời gian nào trong năm không để điều phối kế hoạch và có phương án dự phòng nếu cần thiết.
Có khá nhiều freelancer có thể chuyển nhượng công việc cho những đồng nghiệp mà họ tin tưởng. Hãy thẳng thắn hỏi xem họ có cần cắt giảm lượng công việc hay có thể sắp xếp công việc bằng cách nào trong thời gian vắng mặt.
Hãy sẵn sàng bắt tay vào việc xây dựng “mối quan hệ tăng trưởng” với freelancer của bạn![]()
Điều cuối cùng, hãy nhớ rằng freelancer không chỉ đơn thuần là những nhân viên ký hợp đồng thời vụ mà còn là những nhân tố quan trọng của công ty. Bạn sẽ nhận thấy điều này càng đúng đắn khi công ty bạn có nhân sự với quy mô nhỏ, hoặc doanh nghiệp bạn đang trên đà mở rộng phát triển.
Khi tuyển dụng freelancer, hãy thảo thuận rõ ràng về những mong đợi của bạn. Nếu chất lượng công việc làm bạn hài lòng, bạn sẽ bắt đầu mong muốn mở rộng mối quan hệ hợp tác và tăng khối lượng công việc lên theo thời gian.
Bạn sẽ không bao giờ đoán biết trước được những mối quan hệ công việc tốt đẹp như vậy sẽ mang đến điều gì. Nhiều năm trước ở công ty cũ, tôi đã từng hợp tác với một freelancer chuyên gia viết lách rất tài năng, và khối lượng công việc mà chúng tôi trao đổi đã càng ngày càng tăng lên. Dần dần, cô ấy đã chấp nhận một vị trí toàn thời gian trong doanh nghiệp của tôi. Cho đến hôm nay, dù chúng tôi không còn làm việc chung công ty, chúng tôi hiện vẫn còn là bạn thân và đồng nghiệp tốt.
Khi làm việc với freelancer, đôi khi bạn cần phải tìm cách để hiểu về tính cách, con người họ để có được sự hợp tác hiệu quả nhất. Hãy bỏ túi những bí quyết tôi đã trình bày ở trên và chia sẻ chúng với đồng nghiệp của mình để bắt đầu xây dựng mối quan hệ công việc tốt đẹp và hiệu quả trong team và công ty của bạn.
Và đừng quên đăng nhập vào website freelancerViet.vn để đăng việc và thuê freelancer chất lượng cho dự án của bạn nhé!
Nguồn: DoubleEquator