TCBC gửi tới phương tiện truyền thông là báo in, báo hình hay báo mạng…thì đều có một tiêu chí chung đó là phải chứa tin. Và các bản thông cáo báo chí đều được viết theo kiểu cấu trúc kim tự tháp ngược và nguyên tắc 5W + 1H:
- Who: Ai
- What: Cái gì
- Where: Ở đâu
- Why: Vì Sao
- When: Khi nào
- How: Như thế nào
Với cấu trúc kim tự tháp ngược, thì mức độ quan trọng của thông tin trong một bản TCBC giảm dần từ đáy xuống đỉnh kim tự tháp ngược. Phần đầu TCBC là thông tin có mức độ quan trọng nhất và chưa đựng đầy đủ 5W+1H. Phần tiếp theo kém quan trọng hơn, đó có thể là sự chi tiết hóa phần đầu, hoặc những lời trích dẫn… Cuối cùng là thông tin doanh nghiệp, tổ chức phát thông cáo báo chí và thông tin liên hệ. Một bản TCBC nói chung luôn trình bày ngắn gọn, nêu bật ý quan trọng và tập trung vào chủ đề. Và một yếu tố không kém quan trọng của một TCBC đó là kích thích sự tò mò nhằm thu hút sự quan tâm của báo giới.
Các phóng viên cũng viết bài theo cách này để cho người đọc có thể nắm được những thông tin quan trọng nhất ở ngay phần đầu và tiếp tục đọc nếu họ muốn biết nhiều thông tin hơn. Cũng như vậy, lối viết này cũng cho phép những người biên tập dễ dàng hơn trong việc cắt ngắn những bài quá nhiều chữ. Họ đơn giản chỉ cần cắt bớt phần cuối của bài báo cho vừa với diện tích trang báo. Nếu bạn viết thông cáo theo cách này, bạn sẽ giúp cho các phóng viên quyết định thông tin nào là cần thiết để đưa vào bài báo.
Và hơn hết, một bản TCBC hiệu quả thì cần thiết phải có nội dung đủ quan trọng và thuyết phục giới truyền thông chấp nhận nó làm thông tin cơ sở của một bài viết được đăng tải. Chính vì vậy, để viết tốt một bản TCBC cần am hiểu các phương tiện truyền thông nói chung, nhận biết rõ dàng những đặc điểm cụ thể, khác biệt giữa các phương tiện đó, đồng thời phải nhìn nhận nội dung TCBC dưới con mắt của một biên tập viên.
(Freelancer Việt sưu tầm và biên tập)