Mọi doanh nghiệp đều cần một quản lí dự án có nhiều kinh nghiệm và làm việc hiệu quả. Theo khảo sát của PWC thực hiện vào năm 2016, hơn 95% doanh nghiệp cho rằng vị trí quản lí dự án mang tầm quan trọng bậc nhất quyết định thành bại của doanh nghiệp. Thống kê cũng chỉ ra rằng chưa đầy một phần ba các dự án được hoàn thành theo đúng thời hạn và ngân sách.
Trong trường hợp đó, một nhà quản lí dự án là freelancer có thể là giải pháp tối ưu. Họ biết cách tổ chức công việc, sắp xếp ngân sách, thiết kế lịch trình và đưa ra các kế hoạch cụ thể cho các dự án khác nhau. Họ cũng định hình phạm vi kế hoạch, giao trọng trách đến nhân viên, phối hợp với các đối tác khác và thông báo cho mọi người về tiến trình của dự án. Khi cần, họ sẵn sàng tham gia vào các bữa tiệc liên quan để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ nhất từ lúc khởi đầu cho đến khi kết thúc.
Dù bạn liên hệ với họ từ khi mới bắt đầu dự án hay giữa lúc dự án đang diễn ra, dưới đây là 3 điều bạn cần biết trước khi hợp tác với một freelancer quản lí dự án.
1. Đảm bảo dự án đúng tiến độ, đúng ngân sách và luôn chuẩn xác
Vậy những lợi ích hàng đầu của việc hợp tác với một freelancer quản lí dự án là gì?
• Giảm thiểu rủi ro: Nhiều dự án rất phức tạp, không ngừng thay đổi kế hoạch và có thể trở thành một mớ hỗn loạn nếu không được quản lí hợp lí.
• Tăng năng suất: Phân chia công việc hợp lý, tận dụng triệt để nguồn nhân lực và đẩy nhanh tiến độ dự án là ba trong nhiều lợi ích mà một quản lý dự án có thể đem lại cho doanh nghiệp của bạn.
• Tăng hiệu quả giao tiếp: Khi có nhiều cuộc gặp mặt liên quan đến dự án, giao tiếp là chìa khóa giúp cho mọi thứ suôn sẻ. Một nhà quản lí dự án tốt giúp đẩy mạnh giao tiếp liên quan tới công việc, từ đó mang lại hiệu quả cao.
• Tiết kiệm thời gian: Bạn đã đề ra các tham số tạo nên thành công của một dự án, nhưng có lẽ bạn chưa có thời gian để theo dõi từng bước nhỏ của kế hoạch. Một quản lí dự án giúp bạn nắm chi tiết từ trong ra ngoài và từ đó giúp tiết kiệm thời gian của bạn.
• Sự yên tâm: Khi bạn có trong tay một quản lí dự án làm việc chăm chỉ và đảm bảo mọi kế hoạch luôn đúng tiến độ, bạn sẽ bớt đi lo lắng để dành thời gian và năng lượng cho những khía cạnh khác của doanh nghiệp.
2. Những tố chất cần có
Với những deadline thay đổi chóng mặt, những yêu cầu mơ hồ, những khó khăn khôn lường, những ưu tiên liên tục được cập nhật và một ngân sách hạn hẹp, bạn cần nhân tài thực sự để đủ sức đảm đương dự án. Sau đây là 6 đặc điểm mà một quản lí dự án cần có:
Khả năng tổ chức và giao việc
Mỗi dự án đều bắt đầu với dữ liệu không rõ ràng, yêu cầu rắc rối, deadline và mục tiêu. Một khi quản lí dự án định hình được các yếu tố vào một kế hoạch cụ thể, họ sẽ dễ dàng giao trọng trách mà không cần bận tâm đến tiểu tiết hay can dự vào tiến độ kế hoạch.
Sự linh hoạt và nhạy bén
Hãy tìm một người có khả năng tư duy nhanh, đảm đương dự án với không chút trì hoãn, giải quyết mọi khó khăn hay vấn đề phát sinh với sự khéo léo và bền bỉ. Trong những lúc bất ổn nhất, quản lí dự án chính là người tập trung sức mạnh và hướng dẫn những người khác, vậy nên họ cần tỏ ra điềm tĩnh trong mọi tình huống.
Khả năng cân bằng giữa tư duy logic và sáng tạo
Khả năng nắm được tình hình chung và chỉ ra những chi tiết nhỏ là một yếu tố cần có của nhà quản lý dự án – một người phải có tư duy linh hoạt, giải quyết vấn đề bằng cách kết hợp cả hai bán cầu não.
Nghệ thuật giao tiếp
Từ nhà chính trị đến CEO, những nhà lãnh đạo tài ba này đều là những nghệ nhân trong giao tiếp. Điều này cũng đúng với người quản lý dự án. Mọi đối tác sẽ cảm thấy thỏa mãn khi họ tiếp xúc với một freelancer nắm trong đầu nghệ thuật giao tiếp của thành công.
Tố chất lãnh đạo, năng lực và kinh nghiệm
Cách đánh giá một freelancer làm việc có hiệu quả không phải là nhìn vào bề dày kinh nghiệm từ một danh sách các dự án lớn trong lịch sử công việc của họ. Điều quan trọng là họ nên biết làm thế nào để cân bằng niềm đam mê với nghề nghiệp, mô tả thành quả một cách rõ ràng và đặt ra những mục tiêu chắc chắn trong khi mọi thứ vẫn đi đúng tiến độ.
Lãnh đạo truyền cảm hứng
Để quản lí một dự án, freelancer cần có một phong cách thu hút, lạc quan, giúp mọi người cảm thấy có động lực và phấn khích, ngay cả trong giai đoạn mệt mỏi nhất và dài lê thê của dự án.
3. Làm quen với các công cụ
Có rất nhiều ứng dụng quản lí dự án giúp tăng năng suất công việc. Trong trường hợp các đối tác phân bố rải rác, bạn cần một nền tảng duy nhất giúp mọi người dễ dàng tiếp cận và sử dụng.
“Công cụ có thể là chìa khóa để thực hiện mọi việc một cách hiệu quả. Công việc ngày càng trở nên di động hóa và các ứng dụng quản lí dự án ngày càng phổ biến vì chúng giúp người dùng kiểm soát tiến độ công việc ở bất kì nơi đâu” – Anastasia Sidko
Dưới đây là 9 ứng dụng giúp freelancer quản lý dự án của mình một cách khoa học
• Basecamp
• Trello
• Wrike
• Podio
• Zoho Projects
• Pivotal Tracker
• Teamwork Projects
• Freedcamp
• Mintent
Khi bạn có trong tay một freelancer quản lí dự án vừa có năng lực vừa có kinh nghiệm, cộng thêm đức tính trách nhiệm, chắc chắn mọi dự án của bạn sẽ thành công tốt đẹp.
Còn chần chừ gì khi xung quanh bạn đang có nhiều mớ hỗn độn khiến bạn không có phút giây ngơi nghỉ sau những giờ làm việc quần quật? Thuê ngay một freelancer giúp bạn kiểm soát một số dự án và thảnh thơi đi.
Bạn có freelancer giúp đỡ, bạn có 3 điều bổ ích được chúng tôi chia sẻ. Đăng tuyển ngay cho mình một trợ thủ đắc lực nào
Nguồn: Upwork.com