Địa điểm có thể coi là 1 trong những vấn đề đầu tiên để xây dựng kế hoạch cho sự kiện của bạn. Cách tốt nhất để tìm được 1 địa điểm thích hợp là bạn hãy đi và khảo sát thực tế. Đôi khi chúng ta chỉ xem qua một vài thông tin hình ảnh từ các trang web và đặt vào bản kế hoạch của mình. Thế nhưng trên thực tế lại khác hoàn toàn. Bạn chưa có thể mường tượng rõ ràng về không gian, cách bài trí nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện của bạn. Có thể có những địa điểm đã xuống cấp, dịch vụ tệ hại, thiếu những thứ mà bạn cần. Vì vậy sau đây là 30 câu hỏi để bạn tìm hiểu về địa điểm mà bạn sẽ tổ chức.
[Trước tiên]
01. Ghi lại địa chỉ, email, số điện thoại liện hệ của người phụ trách quản lý cho thuê địa điểm
02. Kiểm tra xem địa điểm có trống thời gian khi bạn tổ chức sự kiện không?
[Tại địa điểm]
03. Tìm hiểu xem giao thông tại địa điểm có thuận lợi cho người tham dự không?
– Có gần bến tàu,xe, máy bay, ngã 4, đường lớn, trung tâm thu hút và thuận tiện với người tham dự không
04. Tìm hiểu về việc thi công sản xuất của các nhà cung cấp.
– Cần chuẩn bị những gì để có thể vào thi công sản xuất (các khách sạn, tòa nhà là đăng kí CMT người thi công…)
– Kích thước hành lang, cầu thang, thang máy (có thang chuyên dụng chở đồ hay không) nếu làm ở những tầng cao và có nhiều thiết bị cồng kềnh.
– Địa điểm dừng đỗ xe cho các đơn vị cung cấp sản xuất. Nếu không thì cần phải bố trí 1 khu vực đỗ xe.
05. Tìm hiểu giao thông xung quanh địa điểm có hay bị tắc nghẽn không, khoảng thời gian tắc đường vào lúc nào và kéo dài trong bao lâu.
06. Nếu địa điểm không có chỗ nghỉ hoặc ít chỗ, cần tìm hiểu thêm những khách sạn, nhà nghỉ xung quanh khu vực tổ chức một cách thuận tiện nhất.
[Bên ngoài của địa điểm]
07. Địa điểm có phù hợp với style sự kiện của bạn? 1 buổi hội thảo kinh doanh cao cấp thì không nên tổ chức ở 1 hội trường tiệc cưới.
08. Tìm những điểm độc đáo (bên trong và bên ngoài địa điểm tổ chức) có thể kết hợp với ý tưởng dàn dựng của bạn.
09. Đánh giá tổng thể (vị trí, hình thức, vệ sinh…) và so sánh với các địa điểm khác.
[Bên trong]
10. Ghi lại những phòng, khu vực phù hợp để tổ chức sự kiện của bạn (layout tổng thể, chức năng, màu sắc … )
11. Kiểm tra chiều cao trần nhà, chiều rộng cửa ra vào nếu bạn có những thiết bị hay đồ trang trí cỡ lớn.
12. Sức chứa tối đa của địa điểm (bao gồm cả có bàn ghế được kê theo kiểu nào… hay không có)
13. Xem xét kỹ cách bố trí của căn phòng nếu như nó có các cột trụ, sẽ ngăn cản tầm nhìn của người tham dự hay có những khu vực có hình dạng bất thường gây cản trở hoạt động.
14. Hỏi về cơ sở vật chất có sẵn của địa điểm:
– Thiết bị âm thanh ánh sáng
– Sàn sân khấu
– Đồ vật trang trí trong phòng
– Bàn ghế
– Nguồn điện (đủ công suất và có máy phát dự phòng không)
– Những thiết bị, dịch vụ nào được cung cấp thêm miễn phí khi thuê địa điểm (máy chiếu, màn chiếu, giấy bút …)
[Các hoạt động tại địa điểm]
15. Cần lưu ý, các địa điểm thường không cho phép:
– Mang đồ ăn từ ngoài vào hoặc tự nấu để sử dụng.
– Sự kiện quá ồn ào và có thể gây mất trật tự an ninh.
– Sử dụng rượu của bạn mang vào có thể mất phí phục vụ. Tùy nơi sẽ có cách tính phí khác nhau.
[Chỗ ở]
16. Số lượng phòng ngủ có sẵn.
17. Các loại phòng ngủ có sẵn (đơn, đôi, VIP …)
18. Bạn nên xem và nhận xét phòng ngủ.
19. Ghi lại các tiện ích trong phòng nếu thấy cần thiết (bật tắt công tắc điện, số điện thoại lễ tân, phòng tắm…)
[Ăn uống]
20. Loại thức ăn được phục vụ.
21. Khu vực bếp có đảm bảo tiêu chuẩn không?
22. Có phòng ăn riêng không?
23. Tối đa có thể cung cấp được bao nhiêu suất ăn cùng lúc.
24. Vị trí của bếp so với phòng tổ chức sự kiện.
[Dịch vụ giải trí]
25. Có những dịch vụ giải trí nào cho khách?
– Bể bơi trong nhà – ngoài trời
– Phòng tập Gym
– Spa – Massage
– Sân Golf
– Sân tennis
– …
[Khu vực ngoài trời]
26. Có địa điểm có những không gian ngoài trời để tổ chức sự kiện:
– Mặt sân cỏ
– Bằng phẳng hay không
– Có thể là 1 khu vườn hay 1 bãi đất trống, 1 sân golf hay sân tennis
– …
27. Một số địa điểm có thể cho phép:
– Các sự kiện gây ồn ào
– Thú nuôi
– Các phương tiện cơ giới (Vd: đi lại bằng xe …)
28. Có 1 điểm cung cấp nước bên ngoài nếu thấy cần thiết
29. Có sẵn dù che không?
[Giá cả]
30. Tìm hiểu giá trung bình của các địa điểm và giá bao gồm:
– Phí thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện và thời gian chuẩn bị sự kiện
– Các dịch vụ phục vụ kèm theo tính phí (gửi xe, nhân viên phục vụ…)
– Hoa hồng
– Chi phí tối thiểu chưa bao gồm VAT
– …
[Thông tin bổ sung]
31. Tìm hiểu thời gian cao điểm, hoặc những ngày đặc biệt mà khó thuê được địa điểm.
32. Có những địa điểm có sẵn các nhà cung cấp về AT – AS, phục vụ ăn uống, giải trí. Có thể hỏi nếu bạn chưa biết liên hệ ở đâu.
33. Hỏi thêm về những thay đổi có thể được cải tạo trong tương lai của địa điểm (mở rộng quy mô, trang trí phong cách khác …. )
Hy vọng những câu hỏi trên phần nào giúp được các bạn có những đánh giá tổng quát về địa điểm sẽ sử dụng để tổ chức sự kiện.