Trong thời đại CNTT ngày nay, doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn nếu không sử dụng các công cụ, phần mềm phục vụ sản xuất kinh doanh. Và tôi cho rằng điều này tương tự với các freelancer. Dưới đây là 9 ứng dụng yêu thích của tôi. Hy vọng qua bài viết này các bạn có thể tìm được công cụ hữu ích cho bản thân mình.
1. Chữ ký trực tuyến
Tôi sử dụng chữ ký trực tuyến khi ký hợp đồng với các khách hàng. Sau khi soạn thảo hợp đồng, tôi sẽ gửi nó tới email của khách hàng, và nếu như họ đồng ý với các điều khoản thì hai bên sẽ tiến hành ký kết. Sau khi được ký thành công, phần mềm chữ ký trực tuyến sẽ gửi bản sao của hợp đồng tới cả hai bên. Với nó, tôi có thể thực hiện các giao dịch kinh doanh mọi lúc mọi nơi. Việc này giúp giảm chi phí cho việc ký hợp đồng, đồng thời cũng giúp cho quá trình ký kết được liền mạch hơn.
2. Phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng.
Tôi đã sử dụng Phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng để gửi các dự toán và hóa đơn cho khách hàng trong 2 năm qua. Đây là giải pháp xử lý hóa đơn hoàn hảo cho các chủ trang web tự lưu trữ. Nó cho phép bạn tùy chỉnh và tạo kế hoạch thanh toán trong hóa đơn. Nó rất hữu ích với tôi, bởi vì tôi luôn yêu cầu khách hàng đặt cọc trước 30% số tiền, 35% tiếp theo được thanh toán khi bắt đầu thực hiện dự án và số tiền còn lại sẽ thanh toán nốt khi dự án hoàn thành.
3. Phần mềm kế toán
Mặc dù đã sử dụng Phần mềm hỗ trợ quản lý bán hàng cho việc lập các hóa đơn, tôi vẫn phải thực hiện công việc kế toán bằng Excel. Vì vậy, một phần mềm kế toán đơn giản đầy đủ chức năng là lựa chọn tối ưu, dĩ nhiên nếu miễn phí thì càng tốt.
4. Inbox pause
Inbox Pause là một tiện ích của Gmail mà tôi không thể sống nổi nếu rời xa nó. Với Inbox pause, tôi có thể tạm dừng nhận mail vào Hộp thư đến. Nó giúp tôi giữ được sự tỉnh táo. Cũng giống như nhiều Freelancer khác, tôi thường giải quyết công việc qua mail, và vào các buổi tối hoặc cuối tuần tôi sẽ sử dụng chức năng Inbox pause.
5. Jumpcut
Nếu thường xuyên phải coppy/paste , bạn sẽ hiểu cái cảm giác bực mình khi mà bản sao sau sẽ chèn và làm mất bản sao trước. Sử dụng Jumpcut, bạn có thể thoải mái coppy/paste với tận 40 bản sao trong clipboard.
6. Google Apps
Sẽ thật “quê mùa” nếu như địa chỉ email của bạn không chuyên nghiệp, kiểu như: tên_doanh_nghiệp@gmail.com. Bạn nên sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp dạng hi@tên_doanh_nghiệp.com. Nó dễ dàng hơn bạn nghĩ. Chỉ cần đăng ký Google Apps, bạn sẽ có hàng tá sự lựa chọn để tạo ra một địa chỉ email trông chuyên nghiệp mà vẫn sử dụng Gmail. Thật tuyệt vời.
7. Phần mềm tiếp thị email
Hiện có 1 số công cụ hỗ trợ Email Marketing hoàn hảo cho các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập. Sử dụng cũng rất đơn giản và thú vị. Mailchimp là công cụ tôi hay dùng, việc chăm sóc khách hàng của đơn vị này cũng khá chu đáo.
8. Phần mềm quản lý email
Streak là phần mềm quản lý Hộp thư đến. Gần đây, tôi đang lên kế hoạch xây dựng danh sách quản lý các khách hàng quá khứ, hiện tại và tiềm năng trong tương lai. Về cơ bản, Streak cho phép tôi tạo các thư mục theo dõi từng khách hàng với Gmail. Đây là công cụ mà một người làm kinh doanh không thể không có.
9. Công cụ quản lý dự án
Gần đây tôi đang bắt đầu sử dụng Basecamp. Và không thể tin được, nó quản lý các dự án của tôi vô cùng hiệu quả. Basecamp là một công cụ quản lý dự án được sử dụng phổ biến. Nó cho phép tôi tạo từng trang dự án cho mỗi khách hàng và theo dõi các khách hàng trên trang đó mà không cần phải có nhiều email và các file đính kèm. Các mockup, phản hồi, lịch trình và các tài liệu sẽ đều được lưu lại trên trang đó.
Mỗi công cụ đều có tác dụng khác nhau, tuy nhiên bạn chỉ nên sử dụng những công cụ thực sự cần thiết. Các công cụ nêu trên đều cần thiết cho công ty của tôi, nhưng không có nghĩa là tôi sẽ sử dụng quá nhiều. Hãy sử dụng số lượng công cụ ít nhất có thể và chỉ nên đầu tư vào những công cụ có tác tốt nhất tới việc kinh doanh.
Nào, hãy nói cho tôi biết công cụ hay ứng dụng kinh doanh nào bạn yêu thích nhất?
<Bài dịch nguồn nước ngoài, bản quyền dịch thuộc về freelancerviet.vn. Vui lòng ghi rõ nguồn khi sao chép bài viết này>