Dù là freelancer hay là nhân viên chính thức, giao tiếp vẫn là chìa khóa quan trọng dẫn đến thành công của dự án. Khi làm việc freelance thì yếu tố giao tiếp sẽ quan trọng hơn nữa, vì giao tiếp tốt sẽ giúp freelancer có nhiều mối quan hệ và nhận được việc làm, hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, tiết kiệm thời gian thực hiện và sản phẩm không bị chỉnh sửa quá nhiều lần mà vẫn chưa nghiệm thu. Đối với các bạn du học sinh đang sinh sống ở những đất nước khác, việc trao đổi của các bạn với khách hàng ở Việt Nam đều phụ thuộc vào các phương tiện như skype, viber và mạng xã hội. Vì thế để giao tiếp hiệu quả, các bạn cần nắm ngay những mẹo nhỏ dưới đây:
1. Sử dụng những phương tiện trao đổi công việc hiệu quả đối với bạn
Mỗi người sẽ có những phương tiện liên lạc, trao đổi thông tin hiệu quả khác nhau. Có người sử dụng điện thoại hoặc viber để nói chuyện, nhằm dễ hiểu được yêu cầu và nhanh hơn khi ngồi chat. Có người chỉ hiểu ý của khách hàng khi đọc bản brief qua email. Nhưng cũng có những người nhát nói chuyện hoặc không linh hoạt hỏi đáp nếu trao đổi bằng cách thức gọi điện, chat là công cụ thần kì với họ, vì họ có thể vừa suy nghĩ vừa đánh máy để trao đổi với khách hàng. Do đó, trước khi chọn một phương tiện để trao đổi công việc thì bạn hãy chọn phương tiện phù hợp với bản thân mình. Nếu bạn chấp nhận chọn theo ý khách hàng mà dẫn đến việc trao đổi không hiệu thì lại tốn thời gian. Tuy nhiên, đôi lúc bạn cũng nên linh động thay đổi phương tiện trong một số trường hợp cần thiết.
2. Đặt câu hỏi
Bạn cảm thấy không được rõ ràng khi bắt tay làm việc, đừng ngại đặt câu hỏi cho khách hàng. Nhiều khách hàng sẽ không cung cấp đầy đủ thông tin ngay từ đầu, đơn giản vì họ nghĩ rằng những thông tin đó không cần thiết, nhưng bạn lại rất cần. Nhiều bạn cảm thấy ngại vì sợ khách hàng đánh giá thấp khả năng, tiêu cực hơn là họ sẽ cắt ngang dự án và giao cho freelancer khác. Nếu những câu hỏi của bạn dùng để hiểu đúng ý của khách hàng, rõ ràng cho công việc thì tại sao lại không. Vì khách hàng cũng muốn bạn đã nắm rõ ý của họ nên đặt câu hỏi là điều cần thiết. Trong trường hợp, khách hàng chưa rõ câu hỏi của bạn thì bạn có thể chụp lại màn hình và ghi chú những phần cần giải đáp, hoặc đưa ra một số mẫu tham khảo để khách hàng dễ hình dung hơn.
3. Xác nhận lại những yêu cầu cần thay đổi của khách hàng
Dù bạn giỏi giao tiếp khi gọi điện hay đã rõ ý của khách hàng qua việc chat, việc tóm tắt lại yêu cầu của khách hàng và gửi mail xác nhận là điều cần thiết. Vì khách hàng đôi lúc không nhớ chính xác những gì đã nói hoặc đã chat quá nhiều, email tóm tắt yêu cầu sẽ giúp bạn yên tâm hơn khi thực hiện, khách hàng cũng dễ dàng theo dõi công việc hơn. Đây còn là cách thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của bạn.
4. Khoảng thời gian hợp lý để phản hồi email
Nếu khách hàng gửi bạn email nhằm giải đáp thắc mắc hoặc thay đổi yêu cầu khác với ban đầu, hãy trả lời họ trong vòng 24 giờ. Bạn không cần thiết phải trả lời họ ngay lập tức, điều này có thể dẫn đến khách hàng mặc định bạn luôn trả lời họ 24/24. Nhưng cũng đừng để họ chờ quá lâu vì không ai muốn chờ đợi, đến khi họ quên đi công việc cần giải quyết thì bạn lại là người tốn thời giục họ. Tùy theo tình huống, thời gian thực hiện yêu cầu mới, bạn nên cân nhắc thật kỹ trước khi cho họ một câu trả lời chính xác. Với cách làm này, thứ nhất bạn sẽ chứng minh được thái độ làm việc chuyên nghiệp, thứ hai bạn có thể giúp đỡ khách hàng lên kế hoạch tốt đối với công việc của họ.
5. Sử dụng ngôn ngữ của khách hàng
Nhiều bạn du học sinh sống ở nước ngoài lâu, chắc hẳn các bạn sẽ ít nhiều sử dụng tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng ở đất nước đang sống một cách lẫn lộn. Khi trao đổi với khách hàng, việc sử dụng nhiều ngôn ngữ trong một câu nên được hạn chế. Vì một số khách hàng sẽ có cảm giác khó chịu khi phải nghe nhiều thứ tiếng cùng một lúc.
6. Tư vấn khi cần thiết
Khi bạn mua một món hàng như đồ công nghệ hay các mặt hàng thời trang, có phải bạn luôn muốn có người tư vấn cho mình. Khách hàng cũng như thế. Khi bạn nhận thấy có một vài thay đổi sẽ làm sản phẩm tốt hơn, hãy mạnh dạn chia sẻ ý kiến của mình. Nếu điều mà bạn góp ý là đúng thì bạn sẽ được ghi điểm và nhìn nhận là một freelancer nhiệt tình. Tư vấn còn thể hiện bạn là người có chuyên môn và kiến thức. Với những điểm cộng này, có thể khách hàng sẽ chọn bạn làm freelancer dài hạn.