Làm việc với các khách hàng cả ngày dài đôi khi dẫn đến sự căng thẳng trong lịch làm việc của freelancer. Thời gian làm việc, deadlines, và những lời chỉ trích liên tục từ các khách hàng thực sự có thể gây xuống tinh thần rất nhiều. Do đó, việc xây dựng thỏa thuận với khách hàng của bạn là điều bắt buộc để dự án thành công.
Là nhà cung cấp, bạn phải trung thực, chân thành, và trên hết phải tôn trọng ý kiến khách hàng của bạn. Nếu họ không cần bạn, bạn sẽ không thể có bất kỳ công việc nào. Do đó, một sự thỏa thuận sẽ không gây thiệt hại gì với hai bên.
Trong hướng dẫn này, tôi muốn chia sẻ một vài lời khuyên cho các thành viên freelancerViet trong việc tạo dựng sự cởi mở giữa các freelancerViet và khách hàng của mình. Làm thế nào để pitch ý tưởng của bạn một cách sáng tạo và chu đáo để gây sự chú ý. Bạn sẽ thấy các dự án chạy một cách mượt mà hơn rất nhiều, cả bạn và khách hàng của bạn sẽ cảm thấy thành công hơn với các công việc.
Trên cùng một trang
Nhiều khi chúng ta có thể hiểu sai mục đích dự án của mình. Điều này chính là một thảm họa to lớn, đặc biệt là khi khách hàng của bạn đang mong đợi một ý tưởng và bạn thể hiện một cái gì đó hoàn toàn khác hẳn.
Để tránh kịch bản đáng xấu hổ đó, hãy giữ cho các kênh liên lạc của bạn luôn mở. Trong cuộc thảo luận đầu tiên, hãy chắc chắn rằng bạn đã làm sáng tỏ tất cả các câu hỏi, và khuyến khích khách hàng của bạn cũng làm như vậy. Điều này giống như việc đặt tất cả mọi thứ trên bàn để nhìn được vấn đề nào cần được giải quyết trước. Đặc biệt, trong thiết kế web cần phải hiểu những gì khách hàng đang tìm kiếm, một mockup bố trí (màu sắc, chi tiết của trang, điều hướng, v.v…).
Hãy để tất cả ý tưởng của dự án vào một danh sách, cập nhật những thay đổi, ghi hết mọi thứ trên một trang giấy. Lúc đó, bạn luôn có thể nhìn lại những ghi chú nhằm củng cố những gì bạn nghĩ khách hàng cần. Đó là một cách chuyên nghiệp để xử lý các ý tưởng sáng tạo, đặc biệt là khi làm việc với nhiều dự án cho các khách hàng tương tự hoặc đồng thời cho nhiều khách hàng.
Luôn luôn sẵn sàng thay đổi
Một thói quen phổ biến của nhiều freelancerViet trong lĩnh vực thiết kế là hạn chế sự thay đổi việc thực hiện dự án sau cuộc họp đầu tiên. Tuy nhiên, điều tốt nhất là hãy giữ cho dự án luôn linh hoạt và thay đổi được để cuối cùng những ý tưởng mới luôn có thể được giới thiệu. Đừng quá cứng nhắc khi ngồi xuống làm các công việc thiết kế thực tế. Không chỉ bạn có thể thay đổi ý tưởng từ các bản thảo đầu tiên, khách hàng cũng sẽ rất hay thay đổi ý tưởng của họ.
Nói chung, họ sẽ có khuynh hướng xem xét một vài concept khác nhau hơn là quyết định về việc đồng ý hay không đồng ý một thiết kế duy nhất. Cố gắng giữ liên lạc thường xuyên với khách hàng để giữ chúng trong sự kiểm soát. Bạn có thể thử gửi e-mail vài ngày một lần để khách hàng có thể cập nhật hay phản hồi với bất kỳ thay đổi nào.
Làm thế nào để pitch ý tưởng của bạn
Trong bất kỳ thỏa thuận nào, hai bên đều muốn cảm nhận rằng ý tưởng của họ đang được lắng nghe. Trước khi brainstorming cho những concept mới, hãy chắc chắn rằng đã trao đổi ý tưởng của mình với khách hàng để có kết quả cuối cùng, mục đích là khách hàng biết những gì họ đang tìm kiếm.
Mặt khác, với nền tảng chuyên nghiệp trong thiết kế/mã hóa, bạn có thể có những ý tưởng của riêng mình có lợi hơn cho dự án. Điều quan trọng là phải làm thế nào để thể hiện các ý tưởng đó mà không mâu thuẫn với mong muốn của khách hàng. Hãy pitch ý tưởng của bạn như một đề nghị thay thế, làm 2 hoặc 3 bản phác thảo bổ sung hoặc mockups minh họa cho ý tưởng của bạn để truyền đạt cho khách hàng.
Nếu bạn có ví dụ của các trang web tương tự hoặc mẫu thiết kế web trong tay, hãy sử dụng chúng như một hướng dẫn trực quan để giải thích chính xác những gì bạn đang cố gắng thực hiện với ý tưởng của bạn. Và nếu ý tưởng của bạn là hoàn toàn khớp với điều khách hàng đang tìm kiếm thì bạn đã né được cả một viên đạn.
Nếu bạn đề cập quan điểm của mình với sự tôn trọng, khách hàng sẽ sẵn sàng lắng nghe bạn, ngay cả bên ngoài phạm vi lĩnh vực thiết kế web, có những lĩnh vực sáng tạo tương tự bao gồm thiết kế logo, xây dựng thương hiệu, tiếp thị, và công việc in ấn… Trừ khi khách hàng của bạn có kiến thức cụ thể trong lĩnh vực này, họ sẽ hiểu bạn có chuyên môn, từ đó lưu ý những lời khuyên và hướng dẫn của bạn. Vì vậy, việc chuyển những ý tưởng mơ hồ thành những concept thực tế là cả một vấn đề.
Chấp nhận sự từ chối
Sẽ có vô số ý tưởng tuyệt vời của bạn bị loại ngay lập tức. Hãy học cách để không nghĩ rằng đó là sự chỉ trích cá nhân. Khách hàng khi đến có thể họ đã có sẵn ý tưởng, đôi khi nó không ăn khớp với ý tưởng của bạn nên đừng nghĩ rằng ý tưởng của bạn bị từ chối vì nó tệ hay không được việc.
Từ chối chỉ đơn giản là một phần của sự thỏa hiệp. Không nên cảm thấy mình không đủ giỏi và chắc chắn đừng từ bỏ pitching những ý tưởng mới. Vào cuối ngày, nếu bạn thực sự thích ý tưởng của mình, hãy cố gắng xây dựng cho họ một dự án khác để có đưa các ý tưởng đó thành hiện thực.
Giấy trắng mực đen
Nên ký hợp đồng với những điều khoản thỏa thuận trước khi bắt đầu mỗi dự án mới. Hợp đồng này đại diện cho các quy tắc phải được tuân thủ trong quá trình thực hiện dự án. Nó có thể bao gồm những ý tưởng thiết kế cụ thể, thời gian, những gì sẽ được trình bày bởi ai, hay bất cứ điều gì cần thiết và liên quan đến dự án.
Điều này mang đến cho bạn một cơ hội để ngồi xuống với khách hàng và phân loại các công việc quan trọng nhất, như là đầu tiên bạn sẽ bạn sẽ được trả bao nhiêu và thời gian hoàn thành mỗi phần của dự án là bao nhiêu. Khách hàng của bạn cũng sẽ cảm thấy an toàn hơn vì biết rõ những gì bạn sẽ làm và tiến triển của dự án tại mỗi thời điểm. Qua một thời gian, bạn có thể chỉnh sửa và thay đổi hợp đồng nếu như bạn thấy phù hợp. Có hợp đồng sẽ giữ tất cả mọi người trên một sân chơi bình đẳng.
Hãy để kết quả chứng minh cho khả năng của mình.
Mặc dù đang trong quá trình xây dựng một portfolio trong từng thời kì của dự án, bạn cũng cần phải giữ cho mình tập trung vào việc hoàn thành dự án nhanh chóng và chuyên nghiệp. Không nên quá đầu tư vào một thiết kế đặc biệt nào, nếu không bạn sẽ bị trì hoãn trong những phần nhỏ hơn của dự án.
Nhà thiết kế thường rất tự hào trong công việc của họ, và với lý do chính đáng. Bạn cũng nên tự hào về công việc bạn làm cả trong danh mục đầu tư của bạn và ở những dự án nhỏ hơn. Mục tiêu cuối cùng trong mọi trường hợp là hoàn thành dự án và không để mình bị phân tâm. Khi quá chú trọng phân tích các yếu tố nhỏ hoặc quá mải mê pitching những ý tưởng mới, bạn có thể quá thời hạn quy định. Vẫn giữ tập trung vào công việc và chỉ sử dụng thời gian rảnh rỗi của bạn để làm việc trên các dự án phụ.
Không phải mọi dự án bạn làm sẽ cho bạn một cơ hội để thể hiện các thiết kế mới đầy hoa mỹ hay tài năng vẽ của bạn. Đôi khi bạn chỉ cần làm những gì khách hàng yêu cầu sau đó tiếp tục phát triển. Không phải luôn có chỗ cho sự thỏa hiệp, ngay cả trong các dự án thú vị, do đó, đừng nản lòng nếu một số ý tưởng thất bại. Bức tranh yêu cầu công việc cần được hoàn thành trong khoảng thời gian cần thiết và cung cấp hỗ trợ cho khách hàng khi sự giúp đỡ là cần thiết.
Đứng vững dựa trên nền tảng của mình
Cách tồi tệ nhất để đánh mất sự tin tưởng của khách hàng là tiết lộ với họ rằng bạn không thực sự hiểu nhiều như bạn nói. Sẽ luôn có những điều mới để học trong khi làm việc, ngay cả trong freelancing. Công việc này có nhịp độ nhanh và đòi hỏi kiến thức trong một loạt các lĩnh vực bao gồm các khía cạnh kinh doanh, đàm phán về nhu cầu và mong muốn của bạn, không chỉ của khách hàng. Điều này áp dụng cho không chỉ người mới bắt đầu mà còn cho các chuyên gia.
Tôi hiểu rằng không phải tất cả mọi người đều thích thương lượng với các bên kinh doanh của freelancing. Nhưng lĩnh vực quan trọng cần phải có các cuộc thảo luận giữa bạn và khách hàng của bạn. Ngoài phạm vi của công việc thiết kế, bạn cũng sẽ cần phải thảo luận về ngân sách, khung thời gian, và việc bảo trì trong tương lai, ví dụ, bạn sẽ có sẵn để hỗ trợ việc lưu trữ web, và sẽ chi phí này tăng thêm như thế nào?
Hãy biết giá trị năng lực và thời gian của bạn sẽ tốn bao nhiêu. Khi bạn cho rằng mình không có giá trị, sẽ không có nhiều nơi cho bạn đàm phán những gì bạn xứng đáng sau này; 1-2 tuần sau, bạn có thể hối tiếc và điều này bắt đầu kéo chân của bạn vì giá trị bản thân của bạn bị giảm đi do bạn thiếu khả năng thương lượng. Khi khách hàng nghi ngờ khả năng của mình, hãy chứng minh cho họ thấy. Luôn giữ một thái độ lịch sự và khoan dung với những ý tưởng của họ. Hãy xây dựng sự tin tưởng lẫn nhau, vì điều này có thể giúp cho công việc tương lai sau này.